Ruilen, hoe werkt dat?

• In verband met de beschikbaarheid van medewerkers hoort u pas uiterlijk één werkdag voor de aangevraagde ruildag of ruilen mogelijk is. Wij streven naar uiterlijk twee werkdagen, maar kunnen dit helaas niet garanderen. Wordt de aanvraag afgekeurd? Dan geldt dit ook direct voor de koppelgroep. Momenteel worden de meeste ruildagen helaas afgekeurd door een tekort aan medewerkers. Dat spijt ons. 
• Ruilen kan helaas niet:
  - bij buitenschoolse opvang met vervoer (auto/taxi/lopend),
  - op de peuterspeelgroep,
  - als uw kind niet de gehele opvangtijd, maar een aantal uren afwezig was,
  - van en naar een gesloten periode (van overheidswege)
  - als de afwezige dag een gesloten dag door overmacht betreft
  -voor de vakantieopvang (wel kunt u een maand of langer voor de start van de vakantie de vaste dag afmelden en voor een andere dag in dezelfde vakantie aanmelden; binnen een maand voor de start van de vakantie is dit helaas niet meer mogelijk). 
• U kunt onbeperkt ruildagen aanvragen. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Er is geen plaatsgarantie en er is ook geen garantie dat u alle afwezige dagen binnen een kalenderjaar kunt inzetten als ruildag. 
• Dagen die u niet kunt inzetten als ruildag om welke reden dan ook, compenseren wij niet. 
• Ook nationale feestdagen kunt u ruilen.  Valt een nationale feestdag op de vaste bso-dag:
  - in een schoolweek waarin uw kind opvang heeft, dan kunt u deze dag ruilen voor dezelfde opvang  op een andere schooldag,
  - in een Yes!-vakantieweek, dan kunt u tot een maand van tevoren een andere dag in een Yes!-vakantieweek kiezen (lees [hier] meer over opvang in de vakantieweken),
  - in een week waarin uw kind geen opvang heeft, dan kunt u deze dag niet ruilen.
• De opvangdag die u wilt ruilen en de nieuwe opvangdag moeten in hetzelfde kalenderjaar zijn. 
• U kunt alleen dezelfde opvang voor dezelfde opvang op een andere dag ruilen, dus naschoolse opvang voor naschoolse opvang, een dag van 8 tot 17:30 voor een dag van 8 tot 17:30, een hele dag voor een hele dag, een ochtend voor een ochtend, enz.
• Een studiedag kunt u ruilen voor een andere dag in een schoolweek (niet voor een dag in een vakantieweek). De opvang op een schooldag kunt u ruilen naar een studiedag (niet naar een vakantiedag).
• De ruildag moet plaatsvinden binnen het aantal gekozen opvangweken. Komt uw kind bijvoorbeeld 40 weken per jaar naar het kinderdagverblijf, dan kunt u alleen binnen deze 40 weken ruilen. Ruilt u naar een dag in de 41ste week en wordt deze dag goedgekeurd? Dan ontvangt u een factuur van ons voor de extra opvang.  
• U kunt pas van de ruildag gebruikmaken indien u per e-mail een goedkeuring voor de aangevraagde ruildag heeft ontvangen. Zonder goedkeuring is de ruildag (nog) niet akkoord bevonden.

• U moet uw kind altijd eerst vooraf zelf in ‘Mijn opvang’ afwezig melden* en pas daarna de ruildag aanvragen!
  - Ruilt u direct, dus zonder eerst de dag afwezig te melden? Dan kunt u na afkeuring van de ruilaanvraag niet opnieuw ruilen! Dit kan wel als u uw kind eerst afwezig meldt in Mijn opvang.   
  - Achteraf (als de dag voorbij is) alsnog afwezig melden in 'Mijn opvang' is niet mogelijk.
  - Via een medewerker (groep/locatiemanager/ klantenservice) een afwezigheid en/of ruildag aanvragen is niet mogelijk. 
• Vraag een ruildag altijd minimaal TWEE WERKDAGEN of langer van tevoren aan. 
• Heeft u geen ruildagen meer, maar wel meer opvang nodig? Vaak kunt u tegen betaling gebruikmaken van extra opvang! Vraag [hier] extra opvang aan.

*Hoe vraagt u een ruildag aan?  

• Een ruildag vraagt u [hier] aan, in 'Mijn opvang'. 
• Doe dit minimaal TWEE WERKDAGEN van tevoren.
• Ga bij uw kind naar 'Planningen'.
• Klik op de button rechtsboven om de opties te openen. 
• Kies 'Afwezig  melden'
• Ga weer naar 'Planningen' en de button rechtsboven om de opties te openen
• Klik op 'Ruilen aanvragen' en volg de stappen. 

Aangevraagd, en dan?   

• De medewerkers keuren de aanvraag goed of af. Hier ontvangt u een berichtje over. 
• De kans dat wij de ruildag goedkeuren is helaas niet erg groot. De aanvraag moet passen binnen de wettelijke kaders, binnen de groepsgrootte en binnen het aantal beschikbare medewerkers. Volle groepen, strengere wettelijke kaders en personele krapte zorgen ervoor dat wij helaas heel vaak een ruildag moeten afkeuren. 

Afgekeurd, wat nu?

• Is de aangevraagde dag afgekeurd? Dat spijt ons! Er zijn diverse redenen waardoor wij een ruildag moeten afkeuren. Eén ervan is dat de groep vol is of dat er geen medewerkers beschikbaar zijn. Er is dan helaas geen plaats voor uw kind op de aangevraagde ruildag.
• Heeft u uw kind eerst afwezig gemeld voordat u de ruildag heeft aangevraagd? Dan kunt u de afwezig gemelde dag nogmaals gebruiken om een ruilaanvraag te doen. Heeft u uw kind niet eerst afwezig gemeld? Dan kunt u de dag helaas niet opnieuw gebruiken voor een ruilaanvraag. 
• MOMENTEEL NIET MOGELIJK!
  Het kan zijn dat de ruildag wel mogelijk is op de koppelgroep van uw kind. Dat kan als de groep van uw kind een koppelgroep heeft én uw kind ouder is dan 1 jaar.  Bekijk [hier] of de groep van uw kind een koppelgroep heeft en wat een koppelgroep is. Voor opvang op de koppelgroep hebben wij uw expliciete toestemming nodig. Stuur daarom een e-mail naar de locatiemanager. Op basis van uw e-mail bekijkt de locatiemanager de mogelijkheden op de koppelgroep. Indien er plaats is honoreren we uw aanvraag graag.

Goedgekeurd, kan ik de dag nog annuleren of wijzigen?

• Is de aangevraagde dag goedgekeurd? Dan kunt u deze dag niet meer annuleren, verplaatsen of opnieuw ruilen. Wel kunt u uiteraard een andere dag waarop u uw kind afwezig heeft gemeld, ruilen, of extra opvang aanvragen. Kijk [hier] voor meer informatie over extra opvang.